Polityka prywatności KONGO PRO
Wersja 1.3 z dnia 02.11.2026
Tu wyjaśniamy prosto, jakie dane osobowe zbiera KONGO PRO, po co, jak długo je trzymamy i jakie masz prawa.
1. Kto jest administratorem danych
- Administratorem danych opisanych w punkcie 3 jest Verby Tomasz Rudowicz, ul. Owocowa 10, 56-400 Oleśnica, NIP 9112038449 (dalej: my, Usługodawca).
- Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@kongo.pro.
2. Jesteś klientem sklepu, który używa KONGO PRO?
- Jeśli sklep zapisał Twoje imię i numer telefonu (np. żeby powiadomić Cię o dostawie), administratorem Twoich danych jest ten sklep, a nie my. Sklep decyduje, po co i jak używa Twoich danych, i to sklep wysyła Ci wiadomości ze swojego telefonu – sam decyduje, jakie, ile i do kogo.
- Zgodę na wiadomości zbiera od Ciebie sklep (na papierze) i to sklep ją przechowuje. My nie zbieramy zgód i nie wiemy, czy i jaką zgodę dałeś.
- My tylko przechowujemy te dane na zlecenie sklepu, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Nie używamy ich do własnych celów, nie wysyłamy Ci niczego i nikomu ich nie sprzedajemy.
- Żeby skorzystać ze swoich praw (np. zapytać, jakie dane sklep ma, poprawić je, usunąć albo wypisać się z wiadomości) – zwróć się do sklepu. Możesz też odpisać „STOP” na wiadomość od sklepu. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę sklepowi.
3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator i po co
| Czyje dane | Jakie dane | Po co | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Klienci KONGO PRO (sklepy) i osoby do kontaktu | nazwa firmy, adres, NIP, imię i nazwisko osoby do kontaktu, telefon, e-mail, historia wpłat (data, kwota, tytuł przelewu, rachunek nadawcy z wyciągu) | zawarcie i wykonanie umowy, kontakt, księgowanie wpłat, faktury (KSeF), przypomnienia o płatności | umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązek prawny – podatki i rachunkowość (lit. c), nasz uzasadniony interes – kontakt z osobą wskazaną przez firmę i dochodzenie należności (lit. f) |
| Użytkownicy aplikacji (właściciele i pracownicy sklepów) | login, adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, daty logowań i nieudanych prób | bezpieczeństwo konta i aplikacji (blokada zgadywania haseł, dziennik zdarzeń), wyjaśnianie problemów | nasz uzasadniony interes – bezpieczeństwo usługi (lit. f) |
| Osoby, które zakładają konto (rejestracja) | imię, nazwa firmy, rodzaj sklepu, e-mail, skrót hasła (nie znamy hasła), kod rabatowy, adres IP w postaci skrótu (limit rejestracji), przy rejestracji przez Google – identyfikator konta Google, e-mail i imię z Google | założenie konta i zawarcie umowy, potwierdzenie adresu e-mail, ochrona przed fałszywymi rejestracjami, wiadomości o koncie i ważne informacje o aplikacji | działania przed zawarciem umowy i umowa (lit. b), nasz uzasadniony interes – bezpieczeństwo usługi (lit. f) |
| Osoby, które piszą do nas („Napisz do nas”, e-mail) | dane z wiadomości, login, adres e-mail | odpowiedź i obsługa zgłoszenia | nasz uzasadniony interes – odpowiadanie na pytania (lit. f) |
| Osoby, które do nas piszą przed zawarciem umowy | imię, nazwa sklepu, e-mail, telefon, treść wiadomości | odpowiedź, przygotowanie oferty i założenie konta | działania przed zawarciem umowy (lit. b) i nasz uzasadniony interes (lit. f) |
Podanie danych firmy jest potrzebne do zawarcia umowy i wystawienia faktury – bez nich nie założymy konta. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy (poza automatyczną blokadą konta po kilku błędnych hasłach i automatyczną blokadą za brak płatności, o której mówi Regulamin).
4. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie:
- LH.pl sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu – serwer, na którym działa aplikacja, oraz poczta e-mail (serwerownia w Polsce);
- Google (Google Drive) – przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych; Google nie ma hasła do ich odczytania;
- bank prowadzący nasz rachunek – w zakresie wpłat (dane z przelewu);
- Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) – faktury VAT, zgodnie z przepisami;
- biuro rachunkowe lub program księgowy – w zakresie faktur.
Dane możemy też przekazać organom państwa, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów reklamowych.
Dane co do zasady nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli Google przetwarza zaszyfrowane kopie w USA, dzieje się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
5. Jak długo trzymamy dane
- dane firmy, historia wpłat i faktury – przez czas umowy, a potem przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego) i do przedawnienia roszczeń;
- dane osoby do kontaktu – przez czas umowy (także zamrożenia konta) i do 90 dni po jej zakończeniu (potem usuwamy je razem z danymi sklepu);
- dziennik zdarzeń sklepu (logowania, IP) – 1 rok;
- licznik nieudanych prób logowania (adres IP) – ok. 15 minut, potem jest usuwany automatycznie;
- niepotwierdzona rejestracja (bez kliknięcia linku z maila) – 48 godzin ważności linku i 7 dni na wszelki wypadek, potem usuwamy ją razem ze skrótem hasła; licznik rejestracji (skrót adresu IP) – 1 doba;
- dziennik systemu i historia maili wysłanych do sklepu (np. faktury, przypomnienia, zmiany w koncie) – przez czas umowy i potem razem z fakturami;
- zgłoszenia („Napisz do nas”) – przez czas umowy i do 90 dni po jej zakończeniu;
- dane sklepu (w tym dane jego klientów) po zakończeniu umowy – 90 dni w archiwum, bez dostępu z aplikacji, potem usuwamy je na stałe (szczegóły: Regulamin § 12 i Umowa powierzenia § 9);
- kopie zapasowe – codzienne 30 dni, zaszyfrowane tygodniowe ok. 3 miesiące; dane usunięte z aplikacji znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.
6. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, a także sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Napisz na biuro@kongo.pro – odpowiemy w ciągu miesiąca.
Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
7. Ciasteczka (cookies)
KONGO PRO używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do działania aplikacji. Nie używamy ciasteczek reklamowych ani statystycznych (np. Google Analytics), nie śledzimy Cię na innych stronach i nie wyświetlamy reklam – dlatego nie prosimy o zgodę na ciasteczka.
| Nazwa | Po co | Jak długo |
|---|---|---|
kongocrm | utrzymuje zalogowanie w aplikacji sklepu (sesja) | do zamknięcia przeglądarki albo 30 dni przy „Zapamiętaj mnie” |
kongo_rm | zapamiętuje wybór „Zapamiętaj mnie” | 30 dni |
kongo_sklep | zapamiętuje kod sklepu na tym urządzeniu, żeby nie wpisywać go za każdym razem | 1 rok |
kongopanel, kongo_pdev | logowanie do panelu właściciela KONGO PRO (tylko Usługodawca) | sesja / 1 rok |
Ciasteczka możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki – wtedy trzeba będzie zalogować się ponownie i wpisać kod sklepu.
8. Konto Google i Google Drive
- KONGO PRO łączy się z Google Drive wyłącznie na koncie Usługodawcy, żeby zapisywać tam zaszyfrowane kopie zapasowe. Aplikacja nie prosi sklepów ani ich klientów o dostęp do Dysku Google ani innych danych w ich kontach Google.
- Rejestracja i logowanie przez Google (dla właścicieli sklepów, dobrowolne): jeśli wybierzesz „Zarejestruj / Zaloguj przez Google”, Google przekazuje nam tylko identyfikator konta, adres e-mail (z informacją, że jest potwierdzony) i imię (zakresy „openid”, „email”, „profile”). Używamy ich wyłącznie do założenia konta i logowania – nie dostajemy dostępu do poczty, Dysku ani kontaktów.
- Kopie zapasowe używają tylko zakresu „drive.file” – widzi wyłącznie pliki, które sama utworzyła. Nie czyta, nie zmienia i nie usuwa żadnych innych plików na Dysku Google.
- Dane otrzymane z interfejsów Google (lista i identyfikatory utworzonych kopii; dane konta przy logowaniu przez Google) służą tylko do zapisywania i sprzątania kopii zapasowych oraz do logowania. Nie są przekazywane nikomu, nie służą do reklamy ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Korzystanie z tych danych jest zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami „Limited Use”.
- Dostęp można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta Google (Bezpieczeństwo → Aplikacje innych firm z dostępem do konta).
9. Bezpieczeństwo
Każdy sklep ma osobną bazę danych, połączenie jest szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy tylko jako skrót, logowanie blokuje się po kilku błędnych próbach, a kopie poza serwerem są zaszyfrowane. Do danych w sklepie zaglądamy tylko za zgodą sklepu – każde takie wejście widać w jego dzienniku zdarzeń. Więcej szczegółów jest w Umowie powierzenia przetwarzania danych.
10. Zmiany polityki
Gdy zmienimy tę politykę, opublikujemy nową wersję na tej stronie (z datą) i poinformujemy o ważnych zmianach w aplikacji.